Am mai discutat în urmă cu un an despre e-Factura, însă e nevoie să revenim asupra subiectului deoarece sistemul devine obligatoriu pentru toate afacerile din România de la 1 ianuarie 2024.
Concret, dacă acum se aplică doar în relația pe care mediul de business o are cu statul(B2G) pentru bunurile cu risc fiscal ridicat, de la 1 ianuarie va fi obligatorie folosirea e-Factura pentru toate tranzacțiile derulate în operațiunile Business to Business(B2B).
E-factura reprezintă un fișier XML care conține informații codificate și standardizate, a nu se confunda cu factura în format electronic, pe care o folosești în prezent și o trimiți către partenerii de business.
Pentru a folosi e-Factura trebuie să fii înregistrat în SPV(Spațiul Privat Virtual) în nume propriu sau prin intermediul unu reprezentant legal). Sistemul poate fi folosit prin intermediul API-ului, care e integrat și de unele sisteme de facturare, posibil și cel pe care-l faci deja sau prin pagina web din cadrul Spațiului Privat Virtual.
e-Factura: când devine obligatoriu și cum arată procesul de „tranziție”
Avem parte de un proces de tranziție în ceea ce privește e-Factura, începând cu 1 ianuarie 2024. Concret, între 1 ianuarie 2024 și până la 1 iulie 2024, poți trimite în continuare facturile ca înainte, pe e-mail, whatsapp sau ce alte canale foloseai, însă ai termen de 5 zile de la emiterea ei să o raportezi și în sistemul e-Factura. Ideal ar fi să o raportezi imediat după emitere, ca nu cumva să uiți.
Începând cu 1 iulie 2024, vei putea transmite facturile doar prin intermediul sistemului e-Factura, fiind obligat atât tu cât și partenerii tăi de business să fiți înregistrați în acest sistem.
Spuneam mai sus că e foarte bine să raportezi imediat în e-Factura după emiterea facturii pentru că începând cu 1 aprilie vei fi amendat în cazul în care nu te încadrezi în cele 5 zile sau dupa 1 aprilie dacă nu folosești exclusiv sistemul e-Factura.
Amenda diferă în funcție de mărimea business-ului, respectiv de la 5.000 la 10.000 de lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, de la 2.500 la 5.000 de lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contibuabililor mijlocii sau de la 1.000 la 2.500 de lei pentru persoanele juridice încadrate în cateoria contribuabililor mici și pentru persoanele fizice.
Așa cum spuneam și mai sus, trebuie neapărat să te obișnuiești cu acest sistem de facturare, deorece nu sunt considerate facturi reale în relația pe care o ai cu alte afaceri cele pe care nu le transmiți prin e-Factura.